Política de tratamiento de datos personales

1. A quién aplica y en qué calidad actuamos

Ventis es un sistema de atención y ventas (CRM) que usan otros negocios para hablar con sus clientes por WhatsApp y otros canales, agendar citas, cotizar y cobrar. Por eso tratamos datos en dos calidades distintas:

• Como responsable, de los datos de las personas que usan ventis.pro o piden una demostración, y de los usuarios de los negocios que tienen cuenta en Ventis (nombre, correo, rol).
• Como encargado, de los datos de los clientes de cada negocio (las personas que les escriben). El responsable de esos datos es el negocio: él decide para qué los usa y es quien debe pedir tu autorización. Ventis los guarda y los procesa por cuenta de ese negocio y según sus instrucciones.

2. Qué datos tratamos

De quienes visitan ventis.pro o piden una demo

Nombre, correo, teléfono, nombre del negocio y lo que escribas en el formulario.

De los usuarios de cada negocio

Nombre, correo, rol, estado de conexión y el registro de lo que hacen en el sistema (bitácora).

De los clientes de cada negocio (como encargado)

• Nombre, número de WhatsApp o identificador de WhatsApp, correo y demás datos que el negocio registre.
• Los mensajes, audios, fotos y documentos que la persona envía o recibe por los canales conectados.
• Citas, cotizaciones, pagos y el estado de la relación comercial con el negocio.
• Cuando el negocio lo activa, la autorización de tratamiento de datos y los consentimientos firmados. Algunos negocios (por ejemplo, de salud) pueden registrar datos sensibles; en ese caso la autorización expresa y facultativa la debe obtener el negocio.

3. Para qué los usamos

• Prestar el servicio: recibir y enviar mensajes, mostrarlos al equipo del negocio, agendar, cotizar y cobrar.
• Operar el asistente de inteligencia artificial del negocio, que lee la conversación para responder, clasificarla o resumirla, y transcribir notas de voz, cuando el negocio lo tiene encendido.
• Enviar avisos, recordatorios y correos que el propio negocio configura.
• Atender solicitudes de demostración, soporte y facturación del servicio.
• Mantener la seguridad, prevenir abusos y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad propia. Los datos de los clientes de un negocio no se usan para ningún otro negocio.

4. Proveedores y transferencia internacional

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta. Varios están fuera de Colombia, por lo que hay transferencia o transmisión internacional de datos:

A cada proveedor solo le llega lo necesario para su tarea. Las integraciones de Meta, Google y Wompi las conecta cada negocio con su propia cuenta.

5. Cómo los protegemos

• Cada negocio solo ve sus propios datos: el aislamiento se aplica en la base de datos, no solo en la pantalla.
• Las llaves y claves de acceso a otros servicios se guardan cifradas.
• Cada usuario entra con su propia cuenta y ve solo lo que su rol le permite.
• Las acciones sensibles quedan registradas en una bitácora.
• Las exportaciones de datos se descargan con enlaces privados que vencen.

6. Cuánto tiempo los guardamos

• Los datos de un negocio y de sus clientes se conservan mientras el negocio tenga su cuenta activa, o hasta que el negocio los borre.
• Cuando un negocio da de baja su cuenta, puede descargar primero sus datos; después se eliminan de forma definitiva de la base de datos.
• Los registros técnicos de uso del asistente de IA y de mensajes con error se borran automáticamente pasados sus plazos (entre 7 y 180 días, según el registro).
• Cuando un negocio borra un contacto, este pasa a una papelera desde donde se puede recuperar o eliminar definitivamente.

7. Tus derechos

Como titular de los datos, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que diste, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
• Revocar la autorización y pedir que se supriman, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros o ante el negocio responsable.

Además, puedes pedirle a cualquier negocio que use Ventis que no te envíe más mensajes. El sistema registra esa baja y deja de incluirte en sus envíos.

8. Cómo ejercerlos y en qué plazos

Puedes hacerlo por el formulario de contacto de ventis.pro. Indica tu nombre, tu número o correo, qué pides y, si es el caso, a qué negocio le escribiste. Para proteger tus datos podemos pedirte que confirmes tu identidad.

• Consultas (saber qué datos tenemos): se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más avisándote el motivo.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): se atienden en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más avisándote el motivo.

Para pedir que se borren tus datos, mira también cómo eliminar tus datos.

9. Cookies

ventis.pro no usa cookies de publicidad ni de analítica. La aplicación usa solo las cookies necesarias para mantener tu sesión iniciada; sin ellas no podrías entrar.

10. Menores de edad

Ventis está pensado para negocios. Si un negocio atiende a menores de edad, debe hacerlo respetando su interés superior y con la autorización de su representante legal.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos algo importante —por ejemplo, un proveedor o una finalidad— actualizaremos esta página y la fecha de vigencia. Ventis es el responsable de mantenerla al día.